La "Gestione Assistenza" è un modulo di Arca2000 Professional, pensato per tutte le aziende che eseguono servizi di assistenza /manutenzione tecnica e/o devono gestire la problematica delle garanzie sulle macchine.

Le caratteristiche principali:

Gestione matricole: all'acquisto sarà possibile caricare tutte le matricole ricevute, gestendo anche la garanzia sulle macchine.

Potrete re-immatricolare le macchine con un codice interno o utilizzare il serial number del fornitore.

La gestione matricole può essere richiamata al momento dell’acquisto, della preparazione della merce (pre-ddt o lista di prelievo), oppure direttamente dal documento di vendita, con possibilità di stampare le relative etichette.

Quando una macchina viene venduta, il programma memorizza nella relativa scheda tutti i riferimenti relativi a cliente, numero e data del documento di vendita, scadenza della garanzia, tecnico che ha eseguito l'installazione e commerciale di riferimento.

• Nella scheda di una macchina /matricola, oltre ai dati descritti, è possibile memorizzare:

• una matricola aggiuntiva (tipo codice IMEI);

• l'eventuale dismissione;

• se è un bene usato o comunque da utilizzare come "muletto" in prestito d’uso;

• se è previsto un addebito a lettura (esempio il nr. fotocopie eseguite per chi noleggia fotocopiatori);

• le date dei prossimi interventi fiscali e/o programmati.

Gestione Contratti:

La Gestione Contratti permette di definire le modalità di applicazione dei servizi legati all’assistenza:

• addebito dei materiali;

• addebito della manodopera;

• addebito di un diritto fisso di chiamata;

• addebito delle spese di trasferta;

• addebito delle spese pasto;

• addebito delle spese di pernottamento;

• il listino da applicare ai ricambi;

• le regole per il calcolo di sconti e provvigioni;

• la previsione di interventi fiscali e/o programmati.

Le tabelle della Gestione Assistenza

Una serie di tabelle completa gli automatismi della Gestione Assistenza, quali, ad esempio:

• tipi chiamata, per individuare se l'intervento è  interno, esterno, fiscale, programmato;

• stato chiamata: aperta, sospesa, chiusa, ecc.;

• anagrafica dei tecnici, contenente i dati anagrafici del tecnico e  se è dipendente o fornitore esterno;

• anagrafica degli automezzi, che permette di gestire i magazzini per vettura e l’eventuale tecnico a cui normalmente viene assegnata.

La Gestione Chiamate /Interventi

 Il cuore della procedura è la gestione chiamate, dove vengono inserite tutte le richieste di assistenza e gli interventi eseguiti.

La registrazione di una chiamata prevede la stampa della scheda di intervento,  personalizzabile per tipo di chiamata.

La gestione chiamate permette di gestire e  memorizzare anche i riferimenti a eventuali DDT di c/visione, c/riparazione, reso riparato, ecc.

La procedura è in grado di prendere in carico, richieste di intervento eseguite da clienti non in anagrafica e su macchine non in archivio matricole.

La maschera di inserimento degli interventi eseguiti propone tutti i dati generati dal contratto di assistenza e dall’eventuale garanzia della macchina.

E’ sempre possibile intervenire sui dati proposti, forzandoli manualmente.

L’inserimento della chiamata prevede inoltre la possibilità di evidenziare i riferimenti a un'eventuale fattura immediata rilasciata dal tecnico con modulario a mano, oppure a una scheda tecnica o rapportino di intervento.

Nel caso la chiusura dell’intervento preveda la riconsegna del bene, è possibile generare direttamente il DDT di reso o la Fattura.

Ulteriori caratteristiche:

• Gestione dei giorni / orari di apertura e dei periodi di ferie dei clienti, per tutte le sedi;

• Personalizzazione degli addebiti trasferta: forfetario per zona, in base ai Km o al tempo di percorrenza, per tutte le sedi,

• Gestione differenziata delle garanzie dal fornitore e delle garanzie al cliente;

• Gestione contratti d’ assistenza e adeguamento automatico in base all’ISTAT;

• Generazione automatica dei documenti-contratto e dei documenti-interventi da fatturare;

• Stampe di anagrafiche e tabelle personalizzabili;

• Stampe, elaborazioni e statistiche sulle chiamate personalizzabili.